1
Desain Organisasi dan Struktur
Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan
antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur
direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara
berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan
pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak
direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.
Struktur organisasi-organisasi memberikan kerangka
yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung
antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang,
maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.
Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama
dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses
perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi.
Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu
kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau
hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus
merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap
bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan
besar kecilnya organisasi.Setiap ukuran organisasi akan memberikan keuntungan
masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan organisasi dan juga
eksistensi dari organisasi.
1.
Model
Desain Organisasi
1. Model
organisasi mekanistik
Yaitu model yang menekankan
pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan
sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan
empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:
- Prinsip
Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga
individu dan kelompok.
- Prinsip
Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan
keahlian.
- Prinsip
Wewenang dan Tanggung jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian
wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan
kepadanya.
- Prinsip
Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya
adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi
sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur
keseluruhan komunikasi vertical dalam sebuah organisasi.
2. Model
Organik
Yaitu menekankan pada pentingnya
mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini
kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan
atau spesialisas yang tinggi.
Model organik desain organisasi
merupakan kontars dari model mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi
yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek
yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua
model itu berasal dari criteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan
sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk
mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha
untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik
bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan
karena desain organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi
manusia.
2.
Faktor
Penting dalam Mendesain Organisasi
Desain organisasi telah menjadi
inti kerja manajerial karena usaha-usaha sebelumnya untuk mengembangkan teori
manajemen. Kepentingan keputusan desain telah menstimulasi minat yang besar
atas topik bahasan. Manajer dan pakar teori perilaku organisasi dan peneliti
telah berkontribusi terhadap apa yang disebut sebagai bahan bacaan yang dapat
dipertimbangkan. Manajer yang menghadapi perlunya mendesain struktur organisasi
adalah pada posisi kehilangan ide. Sangat berbeda, bahan desain organisasi
telah mempunyai sejumlah ide yang menimbulkan konflik yakni bagaimana suatu
organisasi didesain mengoptimalkan efektivitas
Cara
manajemen mendesain organisasi harus mengingat dimensi struktur organisasi.
Bagaimana kombinasinya mempunyai dampak langsung atas efektivitas individual,
kelompok dan organisasi itu sendiri. Manajer harus mempertimbangkan sejumlah
faktor ketika mendesain organisasi, di antar satu yang sangat penting adalah
teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik orang yang melakukan kerja,
tuntutan lingkungan organisasi, keperluan untuk menerima dan memproses
informasi dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan strategi yang di pilih
organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.
1. Simpulan
Struktur
organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian
organisasi.Struktur organisasi-organisasi memberikan kerangka yang
menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar
posisi para anggota organisasi. Desain organisasi merupakan proses perkembangan
hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi
struktur merupakan hasil dari proses desain.
Tiga dimensi organisasi
meliputi Kompleksitas, Formalisasi dan Sentralisasi. Kompleksitas terdiri dari
diferensisasi horizontal yang berorientasi pada unit-unit dalam suatu
organisasi seperti misalnya departemen. Sedangkan diferensiasi Vertikal
berorientasi pada level (jabatan) dalam suatu organisasi, misalnya saja
golongan (pangkat) pada PNS. Diferensiasi Spasial lebih berorientasi pada
lokasi (letak geografis) organisasi tersebut. Formalisasi,
yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan
dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya. Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan
pada suatu titik tunggal di dalam
organisasi.
Adapun dimensi-dimensi
dalam organisasi terdiri dari Ukuran, Komponen administratif, Rentang kendali,
Spesialisasi, Standardiasasi, Formalisasi, Sentralisasi, Kompleksitas, Delegasi
wewenang, Integrasi, Diferensiasi.
Model desain organisasi
terdiri dari Organisasi mekanistik serta Organisasi Organik. Organisasi
mekanistik Yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan
efisiensi tingkat tinggi. Sementara, model organisasi organik yaitu menekankan
pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi.
faktor
ketika mendesain organisasi, di antar satu yang sangat penting adalah
teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik orang yang melakukan kerja,
tuntutan lingkungan organisasi, keperluan untuk menerima dan memproses
informasi dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan strategi yang di pilih
organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.
3. Tiga
Dimensi Struktur Organisasi
A.
Kompleksitas
Mempertimbangkan
tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat
spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki
organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara
geografis.
Diferensiasi :
a. Diffrensiasi horizontal, merujuk pada
tingkat diferensiasi
antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang
dilaksanakan, dan tingkat pendidikan dan pelatihannya.
Spesialisasi
adalah pengelompokkan
aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu.
Spesialisasi
fungsional = pembagian kerja.
Spesialisasi social = individunya
yang dispesialisasi
Departementalisasi : cara organisasi secara khas mengkoordiinasikan
aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal. Misal : Berdasarkan
fungsi; geografis;produk; proses
b.
Diffrensiasi
vertical, merujuk pada kedalaman struktur
Misal :
organisasi berbentuk tall atau flat, tergantung dari rentang kendali (span of
control)
c.
Diferensiasi
Spasial, tingkat sejauh mana lokasi dari
kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
B. Formalisasi
Formalisasi,
yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan
dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.
Keuntungan
adanya standarisasi
:
Standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman
Memudahkan koordinasi
Adanya penghematan
Formalisasi :
a. Bersifat eksternal bagi pegawai, peraturan, prosedur,
dan aturan ditetapkan secara terinci, dikodifikasi, & dilaksanakan
melalui pengawasan langsunng
b. Perilaku yang diinternalkan, melalui nilai, norma
Teknik-teknik
Formalisasi
Seleksi
Persyaratan peran
Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan.
Pelatihan
Ritual.
C. Sentralisasi
Sentralisasi,
tingkat di mana pengambilan
keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi
Hambatan sentralisasi :
Hanya memperhatikan struktur formal.
Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.
Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.
Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap
terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan
desentralisasi :
setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah
informasi
Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.
Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.
Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm
pengambilan keputusan.
Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.
Keuntungan
sentralisasi :
Keputusan komprehensif yang akan diambil.
Penghematan dan lebih efektif
4.
Empat
keputusan Manajerial
Empat keputusan manajerial
yaitu:
1.
Keputusan terprogram (programmed
decision)
Keputusan yang dibuat untuk menangani situasi / masalah yang cukup sering terjadi, sehinnga pembuat keputusan dapat membuat aturan-aturan pembuatan keputusan untuk diterapkan di masa depan. Misalnya keputusan untuk memesan persediaan ketika persediaan berada pada level tertentu.
2. Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision)
Keputusan yang dibuat dalam menanggapi situasi yang unik, tidak familier dan tidak terstruktur serta menimbulkan konsekuensi-konsekuensi penting bagi organisasi.banyak keputusan tidak terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena ketidakpastiannya begitu besar dan keputusan merupakan hal yang sangat kompleks.
Kepastian , resiko, ketidakpastian dan ambiguitas
Kepastian (certainly)Ø
Terjadi jika ionformasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tersedia dengan lengkap. Para manager memiliki informasi mengenai kondisi biaya operasi, biaya, batasan-batasan sumber daya, dari masing-masing tindakan serta kemungkinan perolehan hasil yang akan diperoleh
Ø Resiko (risk)
Terjadi apabila sebuah keputusan memiliki sasaran yang jelas dan didasarkan pada informasi yang baik, namun konsekuensi masa depan dari masing-masing alternative keputusan tidak pasti. Analisis statistic dapat digunakan untuk mengalkulasi kemungkinan keberhasilan atau kegagalan. Ukuran resiko dapat mengidentifikasikan kemungkinan kegagalan suatu alternative dimasa depan.
Ø Ketidakpastian (uncertainly)
Berarti manajer mengetahui sasaran mana yang ingin diraih tetapi informasi mengenai alternative dan kejadian masa depan tidak lengkap. Manajer tidak memiliki informasi yang cukup jelas mengenai berbagai alternative atau untuk mengestimasi resikonya. Factor-faktor yang dapat mempengaruhi keputusan seperti harga, biaya produksi, volume atau tingkat suku bunga. Masa depan sulit di analisis dan diprediksi.
Ø Ambiguitas (ambiquity)
Ambiguitas selama ini dianggap sebagai situasi keputusan tersulit yang harus dilakukan. Ambiguitas memiliki arti bahwa sasaran-sasaran yang harus diraih/masalah yang harus dilakukan tidak jelas.
Keputusan yang dibuat untuk menangani situasi / masalah yang cukup sering terjadi, sehinnga pembuat keputusan dapat membuat aturan-aturan pembuatan keputusan untuk diterapkan di masa depan. Misalnya keputusan untuk memesan persediaan ketika persediaan berada pada level tertentu.
2. Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision)
Keputusan yang dibuat dalam menanggapi situasi yang unik, tidak familier dan tidak terstruktur serta menimbulkan konsekuensi-konsekuensi penting bagi organisasi.banyak keputusan tidak terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena ketidakpastiannya begitu besar dan keputusan merupakan hal yang sangat kompleks.
Kepastian , resiko, ketidakpastian dan ambiguitas
Kepastian (certainly)Ø
Terjadi jika ionformasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tersedia dengan lengkap. Para manager memiliki informasi mengenai kondisi biaya operasi, biaya, batasan-batasan sumber daya, dari masing-masing tindakan serta kemungkinan perolehan hasil yang akan diperoleh
Ø Resiko (risk)
Terjadi apabila sebuah keputusan memiliki sasaran yang jelas dan didasarkan pada informasi yang baik, namun konsekuensi masa depan dari masing-masing alternative keputusan tidak pasti. Analisis statistic dapat digunakan untuk mengalkulasi kemungkinan keberhasilan atau kegagalan. Ukuran resiko dapat mengidentifikasikan kemungkinan kegagalan suatu alternative dimasa depan.
Ø Ketidakpastian (uncertainly)
Berarti manajer mengetahui sasaran mana yang ingin diraih tetapi informasi mengenai alternative dan kejadian masa depan tidak lengkap. Manajer tidak memiliki informasi yang cukup jelas mengenai berbagai alternative atau untuk mengestimasi resikonya. Factor-faktor yang dapat mempengaruhi keputusan seperti harga, biaya produksi, volume atau tingkat suku bunga. Masa depan sulit di analisis dan diprediksi.
Ø Ambiguitas (ambiquity)
Ambiguitas selama ini dianggap sebagai situasi keputusan tersulit yang harus dilakukan. Ambiguitas memiliki arti bahwa sasaran-sasaran yang harus diraih/masalah yang harus dilakukan tidak jelas.
5.
Dimensi
Struktur Organisasi
Dalam
kasus-kasus tertentu, ahli organisasi menggunakan pengukuran-pengukuran
untuk menjelaskan dimensi-dimensi dalam
organisasi, diantaranya adalah :
a. Ukuran
: jumlah anggota dalam organisasi.
b. Komponen
administratif : persentase total jumlah anggota yang menjalankan tugas tanggung
jawab administratif.
c. Rentang
kendali : jumlah bawahan yang menjadi yanggung jawab seorang manajer.
d. Spesialisasi
: jumlah kekhususan yang dilakukan dalam organisasi.
e. Standardiasai
: adanya prosedur-prosedur untuk mengatur peristiwa yang berulang.
f. Formalisasi
: sejauh mana aturan-aturan dan komunikasi yang dilakukan secara tertulis.
g. Sentralisasi
: konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
h. Kompleksitas
: jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departemen.
i.
Delegasi wewenang : rasio antara jumlah
keputusan manajerial spesifik yang didelegasikan pucuk pimpinan, dan jumlah
yang diputuskan sendiri.
j.
Integrasi : kualitas kerja sama diantara
unit-unit yang dibutuhkan untuk menyatukan tujuan, atau rencana-rencana dan
umpan balik yang digunakan untuk mengkoordinasikan unit-unit.
k. Diferensiasi
: jumlah fungsi-fungsi khusus yang dijalankan dalam organisasi, atau perbedaan
dalam orientasi kognitif dan emosional diantara pada menejer dari departemen
yang berbeda.
DAFTAR
PUSTAKA
Stepheen
Robbins ‘’Organitation Behavior’’
Kusdi
‘’Teori Organisasi Administrasi’’