TUGAS SOFT SKILL

softskill semester 1

24 November 2012 (Perencanaan / Planing)

24 November 2012 (Pengorganisasian / Organizing)

24 November (Pengawasan / Controling)

24 November (Koordinasi / Actualing)


Softskill Semester 2

Biografi Steve Jobs

Steve Jobs Leadership Style

Steve Jobs Co-Founder

Steve Jobs Quotes (Kutipan Steve Jobs)

MOTIVASI - STEVE JOBS GREATEST QUOTES

DEFINISI SOFTSKILL



Smester 4

Pengertian dan Dampak Globalisasi

KOORDINASI (ACTUALING)

   Koordinasi merupakan salah satu fungsi pokok manajemen untuk membuat suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk meneyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Tujuan koordinasi yaitu ;

Mengarahkan dan mengintegrasikan semua ide, gagasan, aktivitas, dan perilaku kearah tercapainya tujuan.

Mengarahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada tujuan

Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih pekerjaan (overlapping)

Menghindari penyimpangan tugas dari tujuan

Sifat koordinasi yang baik

Dinamis,tidak kaku

Pandangan secara holistis (menyeluruh) untuk mecapai tujuan

Melihat pekerjaan secara keseluruhan dan terintegrasi

Syarat-syarat koordinasi yaitu ;

Pembagian kerja yang jelas dalam organisasi

Membangun semangat kerja sama yang besar diantara personil pendidikan dan adanya organisasi informal yang sehat dalam tubuh organisasi yang bersangkutan

Tersedianya fasilitas kerja dan kontak hubungan yang cukup lancar bagi semua pihak dalam organisasi

Memulai tahapan suatu dengan benar dan mempertahankan kualitas pekerjaan sebagai proses yang berkelanjutan

Unsur-unsur koordinasi yang penting dalam organisasi

Ada kordinator yang berwibawa dilihat dari kedudukan dan pendidikan nya untuk memfungsikan tiap-tiap bagian atau orang orang dalam organisasi. Kooedinator tersebut mempunyai kemampuan untuk membawa dan menggunakan sumbangan dari unit atau orang tersebut guna mewujudkan tujuan yang ditentukan

Ada unit atau orang yang dikoordinasikan yang sudah ditata dan mampu memberikan sumbangan yang sangat berguna bagi terwujudnya cita cita bersama

Ada pengertian timbal balik dari koordinator dan mereka yang koordinir untuk saling menghargai dan saling bekerjasama bagi kepentingan organisasi

 Masalah masalah dari koordinasi :

1.    Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu

2.    Perbedaan dalam orientasi waktu

3.    Perbedaan dalam orientasi anatr-pribadi

4.    Perbedaan dalam formalitas struktur

Ciri ciri koordinasi :

Tanggung jawab koordinasi adalah terletak pada pimpinan

Adanya proses (continues process)

Pengaturan secara teratur usaha kelompok

Adanya konsep kesatuan tindakan

Daftar pustaka

http://id.scribd.com/doc/86610904/4-Pengorganisasian-dan-Pengkoordinasian

http://intanaz-zahraassyadzili.blogspot.com/2011/12/pengkoordinasian-pada-manajemen.html

http://www.slideshare.net/zuhriachmad/koordinasi-rentang-manajemen#btnNext

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

          Pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupi nya. Fungsi pengorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

prinsip prinsip suatu organisasi yaitu ;

Perumusan tujuan yang jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik

Pembagian kerja . Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.

Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan terlihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing masing unit kerja.

Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolak ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau wewenang kekuasaan tersebut.

Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.

Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak

koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.

Unsur unsur suatu organisasi, yaitu ;

1.   Struktur organisasi

2.   Tugas, orang

3.   Keputusan dan imbalan

4.   Situasi informal

5.   Budaya

6.   Melaukan kegiatan yang telah ditetapkan

7.   Kegiatan diarahkan untuk mecapai tujuan

    Kecocokan diantara unsur unsur demikian diperlukan agar saling memperkuat dan menopang konsisten. Setiap unsur konstruksi organisasi diserap kuat kualitas. Dengan demikian keberadaan organisasi menjadi patut dipertimbangkan oleh organisasi lain. Kualitas sempurna pengorganisasian merupakan sebuah dimensi penopang kehebatan organisasi.

Proses organisasi yaitu ;

Merinci seluruh pekerjaan yang ahrus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi

Membagi beban kerja kedalam kegiatan-kegiatanyang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.

Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien

Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis

Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas

 Adapun manfaat dari pengorganisasian yaitu ;

Memungkinkan pembagian tugas sesuai dengan keadaan perusahaan

Mencapai spesialisasi dalam melaksanakan tugas

Anggota organisasi mengetahui tugas-tugas yang akan dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan.

Daftar pustaka

http://id.scribd.com/doc/76697685/Resume-Pengorganisasian

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2101733-pengertian-pengorganisasian/#ixzz2D5pUyo40

Pengawasan (Controling)

PENGAWASAN (CONTROLING)

       Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.

        Fungsi pengawasan yaitu untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerja itu sesuai dengan rencana semula. Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan sekali pun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Kegiatan dalam fungsi PENGAWASAN, yaitu ;

Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan

Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan

Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

Tujuan pengawasan di dalam suatu organisasi, yaitu ;

Untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan

Untuk memecahkan masalah

Untuk mengurangi resiko kegagalan suatu rencana

Untuk membuat perubahan-perubahan maupun perbaikan-perbaikan

Untuk mengetahui kelemahan kelemahan pelaksanaan nya

Jenis jenis pengawasan ;

pengawasan dari segi waktu

       pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara preventif dan represif. alat yang dipakai dalam pengawasan ialah perencanaan budget, sedangkan pengawasan repensif alat budget dan laporan. Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai," pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan." lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. disisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung. sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal. disisi lain, pengawasan represif adalah " pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan. " pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, dimana anggaran yang telah dilakukan kemudian disampaikan laporan nya. setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasan nya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan

pengawasan dilihat dari segi obyektif

      pengawasan dari segi obyektif adalah pengawasan terhadap produksi dan sebagainya. Ada juga yang mengatakan karyawan dari segi obyektif merupakan pengawasan secara administrasi dan pengawasan operatif. contoh pengawasan administratif adalah pengawasan anggaran, inspeksi, pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan

pengawasan dari segi subyek

        pengawasan dari segi subyek terdiri dari pengawasan intern dan ekstern

pengawasan intern

    pengawasan intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan (internal auditor). Laporan tertulis dari bawahan ke atasan pada umumnya terdiri dari ;

Laporan harian

Laporan mingguan

Laporan bulanan

Laporan khusus

Pengawasan ektern

      pengawasan ekstern dilakukan oleh akuntan public (certified public accountant). publikasi laporan laba dan rugi laba yang menyebabkan jalan nya perusahaan wajib diperiksa oleh akuntan publik. Adapun pemeriksaan yang umumnya dilakukan oleh akuntan public dapat dibagi jadi 4 golongan

a)     Pemeriksaan umum

pemeriksaan umum atau general audit adalah pemeriksaan rutin tentang kebenaran data administrasi perusahaan

b)     Pemeriksaan khusus

pemeriksaan khusus atau spesical anfestigation adalah suatu pemeriksaan khusus yang ditugaskan kepada akuntan public

c)     Pemeriksaan neraca

pemeriksaan neraca dikenal juga dengan balanced sheet audit artinya suatu pemeriksaan khusus terhadap neraca perusahaan

d)   Pemeriksaan sempurna suatu pemeriksaan sempurna (detail audit) berhubungan erat dengan pemeriksaan khusus

Bentuk bentuk pengawasan

Pengawasan pendahulu (feeforward control, streering controls) dirancang untuk mengantisipasi penyimpanan standar dan memungkinkan koreksi dibuat seblum kegiatan terselesaikan. pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

pengawasan concurrent (concurrent control) yaitu pengawasan "ya-tidak", di mana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan

pengawasan umpan balik (feedback control,past-action control) yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar

Metode metode pengawasan

metode metode pengawasan bisa di kelompokan menjadi dua bagian ; pengawasan non kuantitatif dan pengawasan kuantitatif

pengawasan Non-kuantitatif

pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. teknik teknik yang sering digunakan adalah;

pengamatan ( pengendalian dengan observasi ). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat di observasi

inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodik dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat di observasi

laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feedback dari bawahan dengan relatif lebih cepat

evaluasi pelaksanaan

diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama

management by exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin

Pengawasan kuantitatif

Pengawasan kuantitatif melibatkan angka angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah ;

Anggaran

A.     anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas

B.     Anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting (ZBB), dan human resource accounting (HRA)

2         Audit

internal 

Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka

 eksternal

Tujuan : menentukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan  keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilaksanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh manajemen

3        Analisis break-even

Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada   volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.

4             analisis rasio

Menyangkut dua jenis perbandingan 

Membandingkan rasio saat ini dengan rasio-rasio di masa lalu

Membandingkan rasio rasio suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis

 Daftar pustaka

 http://id.scribd.com/doc/67965597/Pengawasan-dalam-Manajemen

 http://id.shvoong.com/social-sciences/education/2133140-tahapan-tahapan-proses-pengawasan/